Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Stephan Krühne, Pfingstholzallee 4, 21521 Aumühle, Deutschland, E-Mail: kontakt@sc4n.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG) nicht vorliegen. Anfragen richtest du bitte an die oben genannte Adresse.

2. Begriffe und Grundsätze

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Wir verarbeiten Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung der App erforderlich ist oder eine Einwilligung vorliegt (Grundsatz der Datenminimierung, Art. 5 DSGVO). Die App ist so gestaltet, dass Dokumentinhalte grundsätzlich auf deinem Gerät bleiben (Privacy by Design und Privacy by Default, Art. 25 DSGVO).

3. Hosting, Server-Logfiles und Sicherheit

Die Web-App wird bei einem Cloud-Hosting-Anbieter (Lovable Cloud; technische Infrastruktur u. a. Supabase und Cloudflare) betrieben. Beim Aufruf verarbeitet der Server automatisch technische Zugriffsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Ressource, Übertragungsmenge, Statuscode, Referrer sowie Browser- und Betriebssystemkennung.

Zweck: technisch fehlerfreie Auslieferung, Stabilität, IT-Sicherheit und Abwehr von Missbrauch (z. B. Rate-Limiting gegen automatisierte Anfragen). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Bereitstellung der von dir angeforderten Dienste dient. Speicherdauer: Logdaten werden in der Regel nach spätestens 30 Tagen gelöscht oder gekürzt; längere Speicherung erfolgt nur bei konkretem Sicherheitsvorfall bis zu dessen Klärung.

Mit den eingesetzten Hosting-Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftrags­verarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS/HTTPS).

4. Verarbeitung der gescannten Dokumente

Die mit der Kamera aufgenommenen bzw. hochgeladenen Bilder deiner Briefe werden ausschließlich lokal in deinem Browser verarbeitet (Zuschnitt, Begradigung, Bildoptimierung, PDF-Erzeugung) und auf deinem Gerät im lokalen Browser-Speicher (IndexedDB) zwischengespeichert. Diese Inhalte werden nicht an unsere Server übertragen. Der Zugriff auf die Kamera erfolgt nur nach Freigabe durch dein Betriebssystem bzw. deinen Browser und kann dort jederzeit widerrufen werden.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Briefe können besonders sensible Daten enthalten (z. B. Gesundheits-, Sozial- oder Finanzdaten, Art. 9 DSGVO). Da diese Inhalte auf deinem Gerät verbleiben und ausschließlich von dir gesteuert weitergegeben werden, erfolgt keine Verarbeitung solcher Daten durch uns. Bitte beachte, dass du bei aktivierter KI-Benennung (Ziffer 6) selbst entscheidest, ob Textinhalte solcher Dokumente übermittelt werden – wir empfehlen, die KI-Benennung für sensible Unterlagen deaktiviert zu lassen.

Texterkennung (OCR): Die Texterkennung läuft vollständig im Browser auf deinem Gerät (Tesseract.js). Es werden dabei keine Bild- oder Textdaten an externe Server übertragen. Die benötigten Programm- und Sprachdateien werden aus dem App-Paket bzw. über das Content-Delivery-Netz des Hosters geladen.

5. Lokaler Speicher, Cookies, PWA

Diese App setzt keine Tracking-, Werbe- oder Analyse-Cookies ein. Es findet kein Profiling und keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ist deshalb nicht erforderlich; die genutzten Speichertechnologien sind für den ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Konkret speichern wir lokal auf deinem Gerät: (a) in IndexedDB die gescannten Seiten und erzeugten PDFs des laufenden Vorgangs, (b) im localStorage deine Einstellungen (z. B. Opt-in für die KI-Benennung, zuletzt genutzte E-Mail-Adresse). Diese Daten verlassen dein Gerät nicht. Du kannst sie jederzeit über die Lösch-Funktion in der App oder durch Löschen der Browserdaten entfernen. Beim Installieren als Progressive Web App (PWA) werden zusätzlich App-Dateien lokal zwischengespeichert.

6. Automatische Benennung per KI (Opt-in)

Optional kann die App aus dem lokal erkannten Text einen Dateinamen (Datum, Absender, Kurzbetreff) vorschlagen. Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert und wird erst nach deiner ausdrücklichen Aktivierung in den Einstellungen genutzt. Ohne Aktivierung erfolgt die Benennung durch eine rein lokale Heuristik ohne Datenübertragung.

Bei aktivierter Funktion wird der per OCR erkannte Klartext (begrenzt auf max. 50.000 Zeichen) über unseren Server an einen KI-Dienst (Google Gemini, bereitgestellt über das Lovable AI Gateway) übermittelt und dort zur Erzeugung des Namensvorschlags verarbeitet. Originalbilder werden nicht übertragen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), die du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft durch Deaktivieren der Funktion widerrufen kannst; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Drittlandübermittlung: Dabei kann eine Verarbeitung auf Servern außerhalb der EU/des EWR, insbesondere in den USA, erfolgen. Die Übermittlung stützt sich auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) bzw. – soweit der Anbieter zertifiziert ist – auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO). Es besteht das Risiko, dass Behörden im Drittland auf Daten zugreifen und dass Betroffenenrechte dort schwerer durchsetzbar sind. Mit Aktivierung der Funktion willigst du zugleich nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO in diese Übermittlung ein.

Die übermittelten Texte werden nur zur Beantwortung der Anfrage verarbeitet und nicht von uns gespeichert. Zur Missbrauchsabwehr protokolliert unser Server technische Metadaten der Anfrage (gekürzte IP-Adresse bzw. Zeitstempel und Anzahl der Anfragen) für kurze Zeit (Rate-Limiting, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

7. Versand, Teilen und Cloud-Upload

Wenn du die erzeugten PDFs bzw. die ZIP-Datei versendest oder teilst, geschieht dies über Funktionen deines Geräts (E-Mail-Programm, System-Teilen-Menü) oder von dir gewählte Dienste (z. B. OneDrive, Google Drive). Die Dateien werden nicht über unsere Server geleitet. Für die weitere Verarbeitung durch den von dir gewählten Dienst oder E-Mail-Anbieter ist dieser eigenständig verantwortlich; es gelten dessen Datenschutzbestimmungen. Rechtsgrundlage für die von dir ausgelöste Weitergabe: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. a DSGVO. Eine von dir eingegebene Empfänger-E-Mail-Adresse wird nur lokal für den Versandvorgang verwendet.

8. Kontaktaufnahme

Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir deine Angaben (E-Mail-Adresse, Name, Inhalt der Nachricht) zur Bearbeitung deines Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche bzw. vertragliche Kommunikation) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung). Die Daten werden gelöscht, sobald das Anliegen abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB) entgegenstehen.

9. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Empfänger personenbezogener Daten sind ausschließlich: der Hosting-/Infrastruktur-Anbieter (Lovable Cloud, Supabase, Cloudflare) sowie – nur bei aktivierter KI-Benennung – der KI-Anbieter (Google/Gemini über das Lovable AI Gateway). Eine darüber hinausgehende Weitergabe, ein Verkauf von Daten oder eine Nutzung für Werbezwecke findet nicht statt. Eine Offenlegung gegenüber Behörden erfolgt nur, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind.

10. Speicherdauer

Scan-Daten: bis zu deiner Löschung auf dem Gerät – wir haben keinen Zugriff darauf. Server-Logfiles: in der Regel max. 30 Tage. Rate-Limiting-Metadaten: wenige Stunden. Kontaktanfragen: bis zur Erledigung, danach vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

11. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, u. a. TLS-Verschlüsselung, Beschränkung der Datenerhebung auf das Notwendige, Origin-Prüfung und Rate-Limits für Server-Funktionen sowie lokale Verarbeitung der Dokumentinhalte. Bitte beachte: Für die Sicherheit deines Endgeräts (Sperrcode, aktuelle Software, kein Fremdzugriff) bist du selbst verantwortlich, da die Scans lokal gespeichert werden.

12. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung von Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die technisch notwendigen Zugriffsdaten kann die App jedoch nicht ausgeliefert werden; ohne Einwilligung in die KI-Benennung steht nur die lokale Namensvergabe zur Verfügung.

13. Minderjährigenschutz

Die App richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Personen unter 16 Jahren sollten die KI-Benennung nur mit Einwilligung der Sorgeberechtigten aktivieren (Art. 8 DSGVO).

14. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, kannst du der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. beim Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Schleswig-Holstein (Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz, Holstenstraße 98, 24103 Kiel).

15. Aktualität

Diese Datenschutzerklärung wird bei Änderungen der App oder der Rechtslage angepasst. Stand: August 2026.